FAQ

Plus → Paramètres → Ajouter un calendrier. Connectez Google (Gmail), Microsoft Outlook ou Apple iCloud. Les événements externes apparaissent ensuite dans le calendrier Outdrive.

Via disponibilité et exceptions, rendez-vous Outdrive (y compris les cours), ou calendriers externes avec « Bloquer la disponibilité ». Quelle option utiliser est détaillé dans le guide réservation et disponibilité.

D’abord préparer un modèle sous Plus → Offre et formation → Modèles de cours (starters p. ex. VKU, premiers secours, CZV). Puis dans le calendrier «+» → «Cours», vérifier les dates et enregistrer. Inscrivez les participants sur le cours et saisissez la présence. Pas à pas avec captures dans le guide cours.

Oui. Planifiez les examens de conduite dans le calendrier (détail et type). Optionnellement assignez un service — le montant apparaît alors sur la prochaine facture. Sans service, l’examen reste planifié mais n’est pas facturé.

Plus → Paramètres → Ressources. Créez véhicules ou remorques et assignez-les aux rendez-vous ou leçons. Les doubles réservations de la même ressource sont bloquées.

Plus → Paramètres → Notifications. Configurez des rappels e-mail ou SMS automatiques pour les leçons et examens à venir.

Oui. Plus → Paramètres → Suivi GPS : Désactivé, Demander ou Automatique pour les leçons synchronisées d’aujourd’hui et demain. Réglez le décalage début/fin et les démarrages prévus là. Continue écran verrouillé ; minutes restantes sur l’écran de verrouillage.

Plus → Équipe : invitez des membres et choisissez un rôle — Propriétaire, Administrateur, moniteur, moniteur avec partage de calendrier, moniteur avec vue calendrier ou comptable. Infos business, services et design de facture par défaut pour les admins ; accordez vue ou édition à des moniteurs. Optionnellement solde, paiements ou prochaine facture sans la liste complète. Liens mot de passe, changement d’e-mail et réinvitations ; désactivation sans perte de données.

Plus → Équipe → inviter et choisir un rôle (p. ex. Administrateur, moniteur, comptable). Les invités travaillent dans l’espace partagé ; les membres peuvent être désactivés sans perte de données.

Plus → Paramètres → Sécurité : activez la double authentification avec une app d’authentification et conservez les codes de récupération. Consultez les sessions actives et déconnectez d’autres appareils. Propriétaires et admins peuvent l’exiger pour tout le personnel.

Sur la plateforme élève : rendez-vous, factures, devoirs et — si enregistrés — trajets GPS. Assignez les devoirs depuis la carte de formation numérique. Évaluation des thèmes (phases et exercices) dans l’app Outdrive ; impression optionnelle. Pas encore de vue en direct des évaluations sur la plateforme élève.

Les clients dans Outdrive et le compte élève sont liés par la même adresse e-mail. Le plus simple: enregistrer l'e-mail chez le client et utiliser « Inviter à la plateforme élèves ». Sinon, ils s'inscrivent eux-mêmes avec exactement cette adresse. Enregistrer seulement l'e-mail ne suffit pas. La connexion se fait par lien magique, sans mot de passe. Si la liaison ne convient pas: ouvrir le client → modifier → «Lier un utilisateur».

Oui. Avec une e-mail enregistrée, le client reçoit automatiquement heure, lieu et moniteur lors d’une nouvelle leçon. Désactivable par élève.

La plateforme élèves coûte CHF 0.40 par leçon réservée. Pas de forfaits cachés. Devoirs, factures dans la plateforme et consultation des parcours GPS enregistrés sont inclus sans supplément.

À la saisie d’une leçon ou d’un examen, assignez le service adapté. Les postes arrivent automatiquement sur la prochaine facture. Ouvrez la facture, vérifiez, finalisez, puis envoyez ou imprimez.

Oui. Les factures sont émises en QR-facture suisse. Les clients paient via QR dans leur app bancaire — sans saisie manuelle des données de paiement.

Sous Banking choisissez le compte → menu du compte → Facture par QR. Saisissez l’IBAN et le QR-IBAN, puis enregistrez. Vous pouvez ensuite émettre des factures Swiss QR.

Plus → Produits → + en haut à droite. Nom et prix (p. ex. assurance ou forfait admin). Puis ajoutez-le comme ligne sur la prochaine facture de l’élève.

Bonne pratique : créer un produit une fois, puis Client → Informations complémentaires → Prochaine facture → + Nouvelle ligne → choisir parmi les produits. Enregistrez ; la ligne figure sur la prochaine facture.

Sous Factures → Impayées ouvrez la facture → menu ⋮ → Créer un rappel. Choisissez rappel ou mise en demeure, enregistrez, puis envoyez par e-mail si besoin (menu ⋮ → Envoyer).

Chez le client, sous Prochaine facture, ajoutez une ligne (p. ex. « Frais de rappel ») avec un prix et finalisez. Puis ouvrez la facture → menu ⋮ → Créer un rappel (p. ex. 1er rappel) et envoyez-la.

Sous Factures ouvrez Impayées ou Payées, sélectionnez la facture → menu ⋮ → Supprimer et confirmez. Cas particuliers : support@outdrive.ch.

Sous Banking choisissez le compte et téléversez le relevé (camt.054 / CAMT .xml 053/054, .054 ou ZIP depuis l’e-banking). Outdrive rapproche les transactions des factures ouvertes ; vous confirmez.

Ouvrez le client → Informations complémentaires → Paiements → +. Choisissez compte bancaire ou caisse, saisissez le montant et enregistrez. Le solde de la facture diminue en conséquence.

Sous Dépenses, créez des entrées avec catégorie, montant et optionnellement photo ou PDF de justificatif — p. ex. carburant, entretien ou loyer. Les montants alimentent rapports et comptabilité.

Oui. Plan Free gratuit pour toujours : 3 leçons et 3 factures par mois plus les fonctions de base (calendrier, cours, QR suisse, comptabilité, banking, GPS, rappels). Plus de volume : passez à S, M, L ou XL — détails sous Tarifs.

Abonnement dans l’app web Outdrive : facturation via Stripe. Dans les apps iOS et Android, s’appliquent les abonnements Apple ou Google Play.